O controle de estoque da farmácia de manipulação é um dos principais fatores de sucesso do negócio. Mas para isso, é necessário que sua gestão seja bem executada, o que exige dedicação, aprimoramento e ferramentas adequadas, visando evitar os erros mais comuns no controle de estoque da sua farmácia.

É interessante observar que não são apenas os esforços dentro da farmácia, relacionados à organização e armazenamento, que asseguram a sustentabilidade do empreendimento. Aliás, é preciso pensar também na relação com os fornecedores, no registro adequado das informações, na integração entre sistemas para que esses dados “conversem” entre si, nas movimentações características de cada período do ano e no comportamento do consumidor frente as suas ofertas.

Bem, tem bastante coisa para resolver! Mas, para começar, preste atenção nesses aspectos relacionados abaixo – eles ajudarão a guiar a gestão do estoque na farmácia de manipulação. Confira!

Controle de entrada de mercadoria para o estoque na farmácia de manipulação

Sejam produtos de revenda ou insumos farmacêuticos, tudo precisa ser cuidadosamente conferido e registrado ou, caso contrário, você corre o risco de ficar sem insumos. Isso porque os fornecedores podem cometer erros de separação, itens que não foram pedidos, matérias-primas com prazos de validade diferentes do prometido, entre outros problemas.

O ideal é contar com um sistema que verifique essas entradas, pois assim o processo fica muito mais prático e assertivo. Vamos falar desse tipo de tecnologia abaixo! Caso ainda não a tenha, veja como verificar de forma manual também.

1. Quantidade de compra

A definição da quantidade de produtos adquiridos para determinado período é de extrema importância. Afinal, tanto sobras quanto faltas de insumos, podem gerar prejuízos.

Dessa maneira, há alguns indicadores que ajudam a fazer uma compra coerente, tais como: saídas verificadas no mesmo momento do ano anterior; sazonalidades; hábitos de consumo dos clientes; esforços de marketing que serão implementados. Até as recorrências das prescrições que chegam em sua farmácia podem (e devem) ser analisadas.

Considere o uso da Curva ABC, um método que mostrará os grupos:

  • A: Itens que apresentam maior valor e giro;
  • B: Itens com rotatividade e retorno intermediários;
  • C: Itens considerados menos importantes por terem baixo consumo.

Busque por essas informações para determinar as quantidades adequadas. Mas atenção: evite comprar pela intuição!

2. Não perca as validades!

Como você deve saber, em geral, produtos e insumos farmacêuticos não possuem datas de validade muito afastadas. Portanto, atenção redobrada para não perder seus lotes. Racionalize a quantidade adquirida às necessidades de vendas do período, considerando o potencial de saída dentro dos limites dessas validades.

Para dar conta delas, crie cronogramas que possam ser facilmente consultados. Lembrando ainda que, conforme a RDC n.º 67/2007, os prazos de validade precisam abranger o tempo pelo qual os manipulados serão utilizados nos tratamentos. Portanto, há mais esse cuidado a se tomar no controle de estoque da farmácia.

Novamente, conte com o auxílio da tecnologia, até porque são muitos itens a serem controlados. Planilhas podem até ser uma ajuda, mas um sistema específico nesse sentido fará toda a diferença.

Como sabemos, a maioria dos produtos magistrais é perecível ou possui um curto prazo de validade, e a má administração do seu estoque pode facilmente resultar em prejuízos financeiros, devido à inutilidade desses produtos após seu vencimento.

No caso dos itens que, de fato, acabaram perdendo a validade, certifique-se de dar a eles o destino certo.

3. Balanço

Não é só na entrada de mercadoria que você deve se dedicar à construção do estoque na farmácia de manipulação, ok?

De tempos em tempos, no mínimo uma vez por semana, é essencial checar os lotes, as condições de armazenamento (no caso dos insumos higroscópicos, a dedicação deve ser mais frequente), as datas de validade e outras condições que indicam se o estoque está ou não saudável. Dessa maneira, você tem controle real da situação da sua farmácia.

4. Estoque de segurança mínimo e máximo

O estoque de segurança mínimo determina a quantidade mínima de cada produto que deve existir em estoque, para cobrir eventuais atrasos no reabastecimento. Sendo assim, para chegar ao número de estoque mínimo de segurança, consideram-se os dias que o distribuidor demora para entregar o produto, multiplicado pela Venda Média Diária do mesmo. Esse cálculo permite que o produto seja reabastecido antes de acabar, não comprometendo as vendas na farmácia.

O Estoque Máximo é o maior número do produto determinado permitido para a farmácia trabalhar devidamente abastecida, obedecendo as limitações de espaço físico, validade dos insumos, etc.

5. Organização no controle de estoque da farmácia de manipulação

Precisamos ressaltar a relevância de se manter tudo organizado no estoque: tanto os insumos farmacêuticos, quanto os demais produtos e suas respectivas informações. Só para lembrar, etiquete todos eles conforme suas características físico-químicas, lote e validade. Este tipo de controle é obrigatório e faz parte de uma das determinações apontadas pela Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa). Aliás, mantenha-se atualizado quanto às regras que o órgão publica, pois é papel da farmácia ficar atenta às regulações.

6. Treine sua equipe farmacêutica com o estoque

Quanto mais pessoas puderem se envolver de forma organizada com o controle de estoque da farmácia, melhor. Afinal, essa gestão faz parte dos processos farmacêuticos de toda a equipe. Sendo assim, proponha materiais explicativos e treine sua equipe para saber quais são as etapas de uma verificação e cuidados com o estoque farmacêutico. Reforce qual é a importância desse tipo de treinamento e como ele é essencial para o fluxo de caixa da farmácia, a produção de manipulados e a própria segurança e qualidade dos produtos.

7. Conheça seu público

Conheça bem a clientela onde a sua farmácia está localizada. Identifique se os clientes são da redondeza ou se estão apenas “de passagem”, e qual a faixa etária da maioria dos clientes para ter o melhor controle de estoque da farmácia.

Além de conhecer os seus clientes, procure conhecer os profissionais de saúde em sua redondeza. Considere conhecer o perfil de prescrição, para adaptar seu estoque e, assim, melhor atender seus pacientes.

8. Pense na sazonalidade dos produtos

Considere também a sazonalidade dos insumos, pois as estações do ano são um fator importante para o controle de estoque da farmácia, para reforçar ou adaptar a quantidade de fórmulas específicas para cada época. Além disso, fique sempre atento aos possíveis surtos de doenças em sua região, para poder suprir a demanda da população para aquele determinado medicamento.

Para isso, procure fazer um planejamento antecipado do controle de estoque da farmácia. Determine quais são as datas e épocas do ano que demandam certos tipos de produtos e comece a traçar estratégias além das convencionais. Dessa forma, use a criatividade e o tempo ao seu favor para montar campanhas de divulgação sazonais para os produtos. Um bom exemplo são os produtos de inverno da farmácia. Inovar na apresentação e marketing pode ser uma ótima estratégia. Além disso, é possível incluir no seu calendário sazonal datas de comemoração mundial e chamar a atenção para outros dias importantes.

9. Realize a previsão de consumo

A previsão de consumo e demanda do produto é essencial para a manutenção e controle do estoque na farmácia. É por meio dessas estimativas que serão formulados os padrões de compra, fornecendo os dados necessários para a manutenção dos níveis de estoque. O ideal é manter essa previsão sempre atualizada, por isso, um software informatizado pode ser uma ajuda indispensável.

A previsão pode ser realizada por meio de 3 técnicas:

  • Quantitativa: são as informações obtidas de forma objetiva, por meio de relatórios, baseando-se em média de consumo dos últimos meses/anos;
  • Qualitativa: informações baseadas em opiniões e desejos;
  • Projeção: informações que se baseiam na premissa do futuro ser a repetição do passado, levando em conta a evolução com o tempo.

A previsão de demanda por sua vez, pode se classificar em duas categorias:

  • Explicação: explica as vendas passadas com cálculos que as relacionam com outras variáveis, em que a evolução já é conhecida ou previsível;
  • Predileção: em que os funcionários e especialistas estabelecem a evolução das vendas mediante experiência.

10. Verifique sempre as gôndolas

Uma maneira adicional e que pode parecer desnecessária para algumas farmácia, é checar as gôndolas. Isso mesmo, esta atividade simples pode prevenir que o cliente acredite que você não tem o produto que ele procura. Além de encontrar produtos danificados, fora de validade, com o preço errado ou fora da sessão correta. Por isso, separe um momento da semana para que a equipe farmacêutica para a inspeção das gôndolas.

Ademais, você também pode criar estratégias sobre como cada produto deve ser apresentado e se ele terá um espaço de destaque na farmácia. Lembre-se de alinhar essa técnica com o histórico de compras (produtos mais procurados devem ter fácil acesso) e sazonalidade. Marcas que merecem destaque também ganham exclusividade nas gôndolas. Dessa maneira, a estrutura da sua farmácia também se torna mais funcional e prática para os clientes.

11. Invista na tecnologia

Nós sabemos como o controle de estoque da farmácia pode ser cansativo e requerer horas de dedicação. Entretanto, ele não precisa ser assim. Já existem soluções inovadoras que permitem acompanhar e digitalizar todos os produtos que a farmácia tem em estoque. Assim como, alinhar esse controle com a loja virtual da farmácia, por exemplo. Com isso, a farmácia é capaz de economizar tempo, recursos e faz uma gestão de estoque mais estratégica. Ademais, é possível que o sistema de controle de estoque também alerte quando determinados produtos faltarão com antecedência.

12. Entrada e saída de produtos

Para ter um controle de estoque da farmácia mais inteligente, estude a saída de cada produto. A Verificação do Nível de Serviço Praticado (VNSP) calcula o nível do serviço de cada produto da seguinte forma: O estoque atual, dividido pela Venda Média Diária.

Assim, o resultado será o número de dias em que o controle de estoque na farmácia de manipulação terminará. Se esse resultado for maior que dez dias, é necessário rever o estoque máximo de determinado produto. Também deve-se considerar a variação de preço durante o período em que o produto fica em estoque. Portanto, quanto mais tempo ele permanece estocado, mais suscetível estará a sofrer alterações.

Então, gostou deste artigo? Então, veja também como realizar uma divulgação local da sua farmácia!

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Referências: Checklist FácilRevista Brasileira de Ciências da Saúde.