Como em todo bom negócio, o estoque na farmácia de manipulação é um dos principais fatores de sucesso. Mas, para isso, é necessário que sua gestão seja bem executada, o que exige dedicação, aprimoramento e ferramentas adequadas.

É muito importante compreender, por exemplo, que não basta analisar o estoque por seu volume. Há muitas outras questões envolvidas e que precisam ser devidamente coordenadas para que o andamento das operações não sofra com a falta de produtos que inviabiliza vendas, nem perca dinheiro com itens parados por falta de procura, ou por vencimento.

É interessante observar que não são apenas os esforços dentro da farmácia, relacionados à organização e armazenamento, que asseguram a sustentabilidade do empreendimento. É preciso pensar também na relação com os fornecedores, no registro adequado das informações, na integração entre sistemas para que esses dados se conversem, nas movimentações características de cada período do ano e no comportamento do consumidor frente as suas ofertas.

Bem, tem bastante coisa para resolver! Mas, para começar, preste atenção nesses aspectos relacionados abaixo – eles irão te ajudar a guiar a gestão do estoque na farmácia de manipulação. Confira!

Controle de entrada de mercadoria para o estoque na farmácia de manipulação

Sejam produtos de revenda ou insumos farmacêuticos, tudo precisa ser cuidadosamente conferido e registrado ou, caso contrário, você corre o risco de não ter tudo o que precisava em sua encomenda. Isso porque os fornecedores podem cometer erros de separação, itens que não foram pedidos, matérias-primas com prazos de validade diferentes do prometido, entre outros problemas.

O ideal e contar com um sistema que verifique essas entradas, pois assim o processo fica muito mais prático e assertivo. Mas, se não for o caso, faça uma checagem visual (bem) atenta. Combinado?

1. Quantidade de compra

A definição da quantidade de produtos adquiridos para determinado período é de extrema importância. Tanto sobras quanto faltas de insumos, podem gerar prejuízos.

Bem, há alguns indicadores que ajudam a fazer uma compra coerente, tais como: saídas verificadas no mesmo momento do ano anterior; sazonalidades; hábitos de consumo dos clientes; esforços de marketing que serão implementados. Até as recorrências das prescrições que chegam em sua farmácia podem (e devem) ser analisadas.

Considere o uso da Curva ABC, um método que mostrará os grupos:

  • A: Itens que apresentam maior valor e giro;
  • B: Itens com rotatividade e retorno intermediários;
  • C: Itens considerados menos importantes por terem baixo consumo.

Busque por essas informações para determinar as quantidades adequadas. Evite comprar pela intuição!

2. Não perca as validades!

Como você bem deve saber, em geral, produtos e insumos farmacêuticos não possuem datas de validade muito afastadas. Portanto, atenção redobrada para não perder seus lotes. Racionalize a quantidade adquirida às necessidades de vendas do período, considerando o potencial de saída dentro dos limites dessas validades.

Para dar conta delas, crie cronogramas que possam ser facilmente consultados. Lembrando ainda que, conforme a RDC n.º 67/2007, os prazos de validade precisam abranger o tempo pelo qual os manipulados serão utilizados nos tratamentos. Portanto, há mais esse cuidado a se tomar.

Novamente, conte com o auxílio da tecnologia, até porque são muitos itens a serem controlados. Planilhas podem até dar uma mão, mas um sistema específico nesse sentido fará toda a diferença ;)

Como sabemos, a maioria dos produtos do ramo farmacêutico é perecível ou possui um curto prazo de validade, e a má administração do seu estoque pode facilmente resultar em prejuízos financeiros devido à inutilidade desses produtos após seu vencimento.

No caso dos itens que, de fato, acabaram perdendo a validade, certifique-se de dar a eles o destino certo.

3. Balanço

Não é só na entrada de mercadoria que você deve se dedicar à construção do estoque na farmácia de manipulação, ok?

De tempos em tempos, no mínimo uma vez por semana, é essencial checar os lotes, as condições de armazenamento (no caso dos insumos higroscópicos, a dedicação deve ser mais frequentes), as datas de validade e outras condições que indicam se o estoque está ou não saudável.

4. Estoque de segurança mínimo e máximo

O estoque de segurança mínimo determina o mínimo de cada produto que deve existir em estoque, para cobrir eventuais atrasos no reabastecimento. Para chegar ao número de estoque mínimo de segurança considera-se os dias que o distribuidor demora para entregar o produto, multiplicado pela Venda Média Diária do mesmo. Esse cálculo permite que o produto seja reabastecido antes de acabar, não comprometendo as vendas.

O Estoque Máximo é o maior número do produto determinado permitido para a farmácia trabalhar devidamente abastecida, obedecendo as limitações de espaço físico, validade dos insumos, etc.

5. Organização no estoque da farmácia de manipulação

Precisamos ressaltar a relevância de se manter tudo organizado no estoque: tanto os insumos farmacêuticos, quanto os demais produtos e suas respectivas informações. Só para lembrar, etiquete todos eles conforme suas características físico-químicas, lote e validade.

6. Conheça seu público

Conheça bem a clientela onde a sua farmácia está localizada. Identifique se os clientes são da redondeza ou se estão apenas “de passagem” e qual a faixa etária da maioria dos clientes para ter o melhor controle do estoque da farmácia.

Além de conhecer os seus clientes, procure conhecer os profissionais de saúde em sua redondeza. Considere conhecer o perfil de prescrição, para adaptar seu estoque e assim, melhor atender seus pacientes.

7. Pense na sazonalidade dos produtos

Considere também a sazonalidade dos insumos, pois as estações do ano são um fator importante para o controle do estoque da farmácia, para reforçar ou adaptar a quantidade de fórmulas específicas para cada época. Além disso, fique sempre atento aos possíveis surtos de doenças em sua região, para poder suprir a demanda da população para aquele determinado medicamento.

8. Realize a previsão de consumo

A previsão de consumo e demanda do produto é essencial para a manutenção e controle do estoque na farmácia de manipulação. São por meio dessas estimativas que serão formulados os padrões de compra, fornecendo os dados necessários para a manutenção dos níveis de estoque. O ideal é manter essa previsão sempre atualizada, por isso, um software informatizado pode ser uma ajuda indispensável.

A previsão pode ser realizada por meio de 3 técnicas:

  • Quantitativa: são as informações obtidas de forma objetiva, por meio de relatórios, baseando-se em média de consumo dos últimos meses/anos;
  • Qualitativa: informações baseadas em opiniões e desejos;
  • Projeção: informações que se baseiam na premissa do futuro ser a repetição do passado, levando em conta a evolução com o tempo.

A previsão de demanda por sua vez, pode se classificar em duas categorias:

  • Explicação: explica as vendas passadas com cálculos que as relacionam com outras variáveis, em que a evolução já é conhecida ou previsível;
  • Predileção: em que os funcionários e especialistas estabelecem a evolução das vendas mediante experiência.

9. Entrada e saída de produtos

Para ter um controle mais inteligente de estoque, estude a saída de cada produto. A Verificação do Nível de Serviço Praticado (VNSP) calcula o nível do serviço de cada produto da seguinte forma: O estoque atual, dividido pela Venda Média Diária.

O resultado será o número de dias em que o estoque na farmácia de manipulação terminará. Se esse resultado for maior que dez dias, é necessário rever o estoque máximo de determinado produto. Também deve-se considerar a variação de preço durante o período em que o produto fica em estoque. Quanto mais tempo ele permanece estocado, mais suscetível está a sofrer alterações.

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Referências: Checklist FácilRevista Brasileira de Ciências da Saúde.